Chaque immeuble occupé par les services des Institutions fait l'objet d'un dossier administratif complet qui reprend toutes les autorisations légales relatives à l'immeuble. Cette documentation est établie par le constructeur, promoteur ou propriétaire de l’immeuble et remise aux services compétents des Institutions.
Les rapports de réceptions des organismes agréés réalisés dans le cadre des interventions pour les missions imposées par le Ministère du Travail et de l'Emploi devront avoir été visé (cachet + signature) par l'Inspection du Travail et des Mines (ITM)".
Ces rapports devront mentionner de façon explicite les installations contrôlées. Des versions provisoires pourront exceptionnellement être acceptées mais l'historique desdits rapports devra être documenté.