Chaque immeuble occupé par les services des Institutions fait l'objet d'un dossier d'interventions ultérieures. Un dossier technique complet reprenant tous les plans d’exécution « as built » (conformes à l’exécution) ainsi que la documentation administrative relative aux matériaux et aux installations de l’immeuble devra être délivré à la remise du bâtiment.
La documentation relative à chaque matériel ou installation faisant partie de l'immeuble se compose :
- d'un descriptif technique du matériel ou de l'installation,
- d'un jeu de plans,
- du manuel d'entretien ou mode d'emploi,
- des certificats de conformité CE,
- de la liste des fournisseurs et ateliers de réparation agréés.
Les plans conformes à l'exécution sont remis en format électronique AutoCad (la version AutoCad dans laquelle les plans devront être fournis devra être demandée au service des Institutions compétente). Chaque domaine (architecture, cloisons, câblage, électricité, CVC, etc.) fait l’objet d’un fichier distinct. Les conventions de dessins, telles que les couches, les couleurs et les types de lignes, doivent être conformes à la charte graphique du service compétente. Pour un bâtiment existant, les plans fournis devront être facilement exploitables et conformes aux règles de l'art. Les conventions utilisées seront soumises à l'approbation du service compétente au sein des Institutions.